Tugas !
1.
Manajemen
Arsip
Soal : Sebutkan model
dalam mengelola arsip!
Jawab : Ada dua model dalam
mengelola arsip:
a.
Life
Cycle Model (model siklus hidup)
b.
Records
Continuum Model (model arsip berkelanjutan)
2.
Manajemen
Rapat
Soal : Sebutkan beberapa
pertimbangan dalam penyelenggaraan rapat!
Jawab : Beberapa pertimbangan
dalam penyelenggaraan rapat:
a.
Tujuan
Rapat
Tujuan
rapat berdasar urgensi harus ditetapkan dengan tepat pada tahap permulaan. Jika
tidak ada permasalahan serius untuk dibahas, rapat tidak perlu diselenggarakan.
b.
Ketepatan
Waktu
Penyelenggaraan
rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat untuk membahas suatu
permasalahan, dan kelengkapan informasi. Lebih baik tidak menyelenggarakan
rapat dari pada menunda undangan yang telah disampaikan.
c.
Kemungkinan
Terjadi Sesuatu Jika Rapat Tidak Diselenggarakan
Jika
tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena tidak diselenggarakannya rapat,
maka rapat tidak perlu dilaksanakan. Namun, jika penyelenggaraan rapat ditetapkan
bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda atau informasi penting tidak akan
tersampaikan kepada mereka yang berkepentingan, hal ini merupakan alasan yang
tepat untuk penyelenggarakan rapat.
d.
Alternatif
Selain Rapat
Rapat
bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan informasi dalam organisasi.
Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan lebih
efisien.
3.
Organisasi
Perkantoran
Soal : Sebutkan tipe-tipe
organisasi perkantoran!
Jawab : Tipe-tipe organisasi
perkantoran:
a.
Tipe
organisasi lini
b.
Tipe
organisasi lini staf
c.
Tipe
departementasi produk
d.
Tipe
departementasi wilayah
4.
Sistem
Komunikasi Perkantoran
Soal :Sebutkan macam-macam
knowledge management (pengetahuan manajemen)! Berikan contohnya!
Jawab : Macam-macam knowledge
management (pengetahuan manajemen):
a.
Tacit
knowledge : pengetahuan yang melekat pada
diri seseorang.
Contoh : motivasi, attitude (sikap),
pengalaman, integritas.
b.
Explicit
knowledge : pengetahuan yang tertulis.
Contoh : SOP (Standar Operasional Production)
5.
Pengawasan
dan Pelaporan Organisasi Perkantoran.
Soal : Sebutkan
proses-proses yang harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaan administrasi
kantor!
Jawab : Proses-proses yang
harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaan administrasi kantor adalah:
a.
Mendefinisikan
parameter pekerjaan yang akan diawasi.
-
Penetapan
tujuan
-
Standar
ukuran, dibagi menjadi dua yaitu: standar terukur dan standar tak terukur
-
Pengukuran
b.
Memfasilitasi
kinerja yang hendak dicapai.
-
Mengurangi
hambatan yang ada
-
Menyediakan
sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja
-
Memberikan
perhatian penuh dalam perekrutan pegawai
c.
Memotivasi
pegawai
-
Memberikan
imbalan yang dihargai oleh pegawai
-
Memberikan
imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya
-
Memberikan
imbalan secara adil
6.
Desain
Interior dan Lingkungan Kantor
Soal : Apa yang dimaksud
dengan penataan ruang kantor?
Jawab : Penataan ruang dan
furniture kantor yang diperlukan oleh kantor adalah seperti pada bagian dalam
kantor atau tempat lobby dan receiptionis yang bagian-bagian areanya harus
tampak sebaik mungkin dan dapat mempengaruhi tampilan citra perusahaan. Agar
penempatan terlihat baik dan tertata rapi, sebaiknya di mulai dari menampilkan
area yang terdapat beberapa komponen seperti di meja receiption, backdrop
dinding sisi kanan dan sisi kiri, dan menyediakan tempat majalah, koran dan
barang seni.
7.
Manajemen
Komunikasi
Soal : Mengapa manajemen
sering mempunyai masalah tidak efektif dalam komunikasi?
Jawab : Manajemen sering
mempunyai masalah tidak efektif dalam komunikasi, padahal komunikasi yang
efektif itu sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan yaitu
pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai
dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dapat dicapai; kedua,
komunikasi adalah kegiatan dimana para manajer mencurahkan sebagian besar
proporsi waktu mereka.
