Manajemen Rapat

Power poind man.rapat

View more presentations from UIN SUNAN AMPEL SURABAYA.

Tugas !!!

Tugas !

1.      Manajemen Arsip

Soal     : Sebutkan model dalam mengelola arsip!

Jawab  : Ada dua model dalam mengelola arsip:

a.       Life Cycle Model (model siklus hidup)

b.      Records Continuum Model (model arsip berkelanjutan)

2.      Manajemen Rapat

Soal     : Sebutkan beberapa pertimbangan dalam penyelenggaraan rapat!

Jawab  : Beberapa pertimbangan dalam penyelenggaraan rapat:

a.       Tujuan Rapat

Tujuan rapat berdasar urgensi harus ditetapkan dengan tepat pada tahap permulaan. Jika tidak ada permasalahan serius untuk dibahas, rapat tidak perlu diselenggarakan.

b.      Ketepatan Waktu

Penyelenggaraan rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat untuk membahas suatu permasalahan, dan kelengkapan informasi. Lebih baik tidak menyelenggarakan rapat dari pada menunda undangan yang telah disampaikan.

c.       Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat Tidak Diselenggarakan

Jika tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena tidak diselenggarakannya rapat, maka rapat tidak perlu dilaksanakan. Namun, jika penyelenggaraan rapat ditetapkan bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda atau informasi penting tidak akan tersampaikan kepada mereka yang berkepentingan, hal ini merupakan alasan yang tepat untuk penyelenggarakan rapat.

d.      Alternatif Selain Rapat

Rapat bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan informasi dalam organisasi. Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan lebih efisien.

3.      Organisasi Perkantoran

Soal     : Sebutkan tipe-tipe organisasi perkantoran!

Jawab  : Tipe-tipe organisasi perkantoran:

a.       Tipe organisasi lini

b.      Tipe organisasi lini staf

c.       Tipe departementasi produk

d.      Tipe departementasi wilayah

4.      Sistem Komunikasi Perkantoran

Soal     :Sebutkan macam-macam knowledge management (pengetahuan manajemen)! Berikan contohnya!

Jawab  : Macam-macam knowledge management (pengetahuan manajemen):

a.       Tacit knowledge  : pengetahuan yang melekat pada diri seseorang.

Contoh                 : motivasi, attitude (sikap), pengalaman, integritas.

b.      Explicit knowledge : pengetahuan yang tertulis.

Contoh                    : SOP (Standar Operasional Production)

5.      Pengawasan dan Pelaporan Organisasi Perkantoran.

Soal     : Sebutkan proses-proses yang harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaan administrasi kantor!

Jawab  : Proses-proses yang harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaan administrasi kantor adalah:

a.       Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi.

-          Penetapan tujuan

-          Standar ukuran, dibagi menjadi dua yaitu: standar terukur dan standar tak terukur

-          Pengukuran

b.      Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai.

-          Mengurangi hambatan yang ada

-          Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja

-          Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai

c.       Memotivasi pegawai

-          Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai

-          Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya

-          Memberikan imbalan secara adil

6.      Desain Interior dan Lingkungan Kantor

Soal     : Apa yang dimaksud dengan penataan ruang kantor?

Jawab  : Penataan ruang dan furniture kantor yang diperlukan oleh kantor adalah seperti pada bagian dalam kantor atau tempat lobby dan receiptionis yang bagian-bagian areanya harus tampak sebaik mungkin dan dapat mempengaruhi tampilan citra perusahaan. Agar penempatan terlihat baik dan tertata rapi, sebaiknya di mulai dari menampilkan area yang terdapat beberapa komponen seperti di meja receiption, backdrop dinding sisi kanan dan sisi kiri, dan menyediakan tempat majalah, koran dan barang seni.

7.      Manajemen Komunikasi

Soal     : Mengapa manajemen sering mempunyai masalah tidak efektif dalam komunikasi?

Jawab  : Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektif dalam komunikasi, padahal komunikasi yang efektif itu sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan yaitu pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.

Manajemen Rapat

MANAJEMEN RAPAT

Rapat adalah sekumpulan kelompok orang untuk menyatukan suatu pikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Rapat formal melibatkan empat orang atau lebih, sedangkan rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, menetapkan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau memberi  motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung dengan baik, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

Rapat adalah hal yang gak asing di kalangan manajemen. Bahkan sebagian orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Sebenarnya, rapat diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan dan merencanakan langkah-langkah yang diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat berlangsung secara baik.

Gak semua masalah yang timbul dalam organisasi harus diselesaikan dengan rapat. Perlu atau gaknya diadakan rapat didasarkan pada pertimbangan berikut: (1)tujuan rapat: tujuan rapat harus ditetapkan dengan tepat pada tahap awalnya. Bila gak ada masalah yang serius untuk dibahas, rapat gak perlu diselenggarakan;(2)ketepatan waktu: saat menyelenggarakan rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat guna membahas masalah, dan kelengkapan informasi. Lebih baik gak usah menyelenggarakan rapat daripada menunda undangan yang udah disampaikan;(3)mungkin terjadi sesuatu bila rapat gak diselenggarakan: bila gak ada kemungkinan terjadi sesuatu karena gak diadakan rapat, rapat gak perlu diadakan;(4)alternatif selain rapat: rapat gak satu-satunya cara untuk berbagi ide dan memyampaikan informasi dalam organisasi. Berbicara lewat telepon atau membuat memo juga dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan lebih baik.

Penyelenggaraan rapat akan lebih gampang bila jumlah peserta rapat gak begitu banyak. Ada pendapat mengatakan bahwa rapat ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta saja. Makin banyak peserta yang hadir dalam rapat, akan banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat sehingga rapat gak bisa berjalan dengan baik.

Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang berkembang cepat. Seorang manajer mendapatkan informasi melalui sistem yang cepat dari perusahaan, individu bahkan dari penjuru manapun. Pengambilan keputusan didasarkan pada informasi yang berpengaruh pada aspek perusahaan, seperti: penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan, dan perencanaan. Informasi yang didapat disampaikan pada staf dan manajer sebagai dasar untuk mengambil keputusan, mengembangkan produk, mengembangkan perusahaan, dan untuk merubah atau menyempurnakan kebijakan. Cara menyikapi semua arus informasi yang cepat menuntut diadakannya rapat yang baik. Rapat itu harus diadakan dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dan tepat.

Persiapan rapat adalah sembilan puluh persen keberhasilan rapat, dan kesiapan rapat secara keseluruhan menjadi tanggung jawab penyelenggara yang mengundang rapat. Berikut ini adalah langkah-langkah penting yang harus diperhatikan untuk mempersiapkan rapat: (1)menyiapkan agenda rapat;(2)penyampaian undangan rapat harus lebih awal agar memberikan waktu yang cukup pada peserta rapat;(3)memastikan semua orang yang diundang dapat hadir;(4) memastikan kelengkapan dan kesiapan fasilitas.

Jumlah peserta rapat ditentukan berdasarkan jenis rapat. Rapat dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu presentasi dan rapat kerja. Presentasi adalah komunikasi searah. Informasi disampaikan pada audien oleh pembicara. Secara keseluruhan, keberhasilan dalam presentasi ditentukan oleh cara penyajian presentasi, seperti: irama, ilustrasi, logika, dan kesimpulan akhir pada presentasi itu. Berbeda dengan presentasi, rapat kerja adalah komunikasi dua arah yang berupa diskusi. Setiap peserta rapat kerja dilibatkan dalam pembahasan subyek rapat. Pemecahan masalah, mengambil keputusan, dan rapat mencari suatu fakta itu tergolong dalam kategori rapat kerja. Lalu, keberhasilan dalam rapat kerja ditentukan oleh kemampuan pimpinan rapat untuk menciptakan dan memandu diskusi.

Pimpinan rapat yang baik membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan diadakannya rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus to the point, gak boleh berteleh-teleh. Uraian mengenai perihal yang menjadi topik rapat disampaikan dengan rinci dalam agenda rapat supaya efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan.

Pada akhir rapat, pimpinan rapat harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Bila semua pokok bahasan dalam agenda tercakup semua, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat. Bila kecenderungan tidak dicek kembali, waktu rapat akan menjadi lama. Rapat dapat selesai dengan cepat bila peserta rapat setuju dengan topik dalam agenda. Meskipun demikian, bila ada peserta rapat yang menghendaki klasifikasi dan lalu terjadi diskusi, sepanjang itu tidak melampaui waktu yang ditetapkan, maka harus diberi toleransi.