Daftar Blog Saya

Jumat, 18 Mei 2012

Tugas !!!


Tugas !
1.      Manajemen Arsip
Soal     : Sebutkan model dalam mengelola arsip!
Jawab  : Ada dua model dalam mengelola arsip:
a.       Life Cycle Model (model siklus hidup)
b.      Records Continuum Model (model arsip berkelanjutan)

2.      Manajemen Rapat
Soal     : Sebutkan beberapa pertimbangan dalam penyelenggaraan rapat!
Jawab  : Beberapa pertimbangan dalam penyelenggaraan rapat:
a.       Tujuan Rapat
Tujuan rapat berdasar urgensi harus ditetapkan dengan tepat pada tahap permulaan. Jika tidak ada permasalahan serius untuk dibahas, rapat tidak perlu diselenggarakan.
b.      Ketepatan Waktu
Penyelenggaraan rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat untuk membahas suatu permasalahan, dan kelengkapan informasi. Lebih baik tidak menyelenggarakan rapat dari pada menunda undangan yang telah disampaikan.
c.       Kemungkinan Terjadi Sesuatu Jika Rapat Tidak Diselenggarakan
Jika tidak ada kemungkinan terjadinya sesuatu karena tidak diselenggarakannya rapat, maka rapat tidak perlu dilaksanakan. Namun, jika penyelenggaraan rapat ditetapkan bahwa tanpa rapat keputusan akan tertunda atau informasi penting tidak akan tersampaikan kepada mereka yang berkepentingan, hal ini merupakan alasan yang tepat untuk penyelenggarakan rapat.
d.      Alternatif Selain Rapat
Rapat bukan satu-satunya cara untuk berbagi ide dan informasi dalam organisasi. Pembicaraan telepon atau memo dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan lebih efisien.

3.      Organisasi Perkantoran
Soal     : Sebutkan tipe-tipe organisasi perkantoran!
Jawab  : Tipe-tipe organisasi perkantoran:
a.       Tipe organisasi lini
b.      Tipe organisasi lini staf
c.       Tipe departementasi produk
d.      Tipe departementasi wilayah

4.      Sistem Komunikasi Perkantoran
Soal     :Sebutkan macam-macam knowledge management (pengetahuan manajemen)! Berikan contohnya!
Jawab  : Macam-macam knowledge management (pengetahuan manajemen):
a.       Tacit knowledge  : pengetahuan yang melekat pada diri seseorang.
Contoh                 : motivasi, attitude (sikap), pengalaman, integritas.
b.      Explicit knowledge : pengetahuan yang tertulis.
Contoh                    : SOP (Standar Operasional Production)

5.      Pengawasan dan Pelaporan Organisasi Perkantoran.
Soal     : Sebutkan proses-proses yang harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaan administrasi kantor!
Jawab  : Proses-proses yang harus dilakukan dalam mengontrol pekerjaan administrasi kantor adalah:
a.       Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi.
-          Penetapan tujuan
-          Standar ukuran, dibagi menjadi dua yaitu: standar terukur dan standar tak terukur
-          Pengukuran
b.      Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai.
-          Mengurangi hambatan yang ada
-          Menyediakan sumber daya yang memadai untuk penyelesaian kerja
-          Memberikan perhatian penuh dalam perekrutan pegawai
c.       Memotivasi pegawai
-          Memberikan imbalan yang dihargai oleh pegawai
-          Memberikan imbalan secara tepat dalam hal jumlah dan waktunya
-          Memberikan imbalan secara adil

6.      Desain Interior dan Lingkungan Kantor
Soal     : Apa yang dimaksud dengan penataan ruang kantor?
Jawab  : Penataan ruang dan furniture kantor yang diperlukan oleh kantor adalah seperti pada bagian dalam kantor atau tempat lobby dan receiptionis yang bagian-bagian areanya harus tampak sebaik mungkin dan dapat mempengaruhi tampilan citra perusahaan. Agar penempatan terlihat baik dan tertata rapi, sebaiknya di mulai dari menampilkan area yang terdapat beberapa komponen seperti di meja receiption, backdrop dinding sisi kanan dan sisi kiri, dan menyediakan tempat majalah, koran dan barang seni.

7.      Manajemen Komunikasi
Soal     : Mengapa manajemen sering mempunyai masalah tidak efektif dalam komunikasi?
Jawab  : Manajemen sering mempunyai masalah tidak efektif dalam komunikasi, padahal komunikasi yang efektif itu sangat penting bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan yaitu pertama, komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi adalah kegiatan dimana para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka.