Daftar Blog Saya

Senin, 30 April 2012

Manajemen Rapat


MANAJEMEN RAPAT

Rapat adalah sekumpulan kelompok orang untuk menyatukan suatu pikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Rapat formal melibatkan empat orang atau lebih, sedangkan rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, menetapkan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau memberi  motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung dengan baik, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Rapat adalah hal yang gak asing di kalangan manajemen. Bahkan sebagian orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Sebenarnya, rapat diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan dan merencanakan langkah-langkah yang diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat berlangsung secara baik.
Gak semua masalah yang timbul dalam organisasi harus diselesaikan dengan rapat. Perlu atau gaknya diadakan rapat didasarkan pada pertimbangan berikut: (1)tujuan rapat: tujuan rapat harus ditetapkan dengan tepat pada tahap awalnya. Bila gak ada masalah yang serius untuk dibahas, rapat gak perlu diselenggarakan;(2)ketepatan waktu: saat menyelenggarakan rapat perlu mempertimbangkan waktu yang tepat guna membahas masalah, dan kelengkapan informasi. Lebih baik gak usah menyelenggarakan rapat daripada menunda undangan yang udah disampaikan;(3)mungkin terjadi sesuatu bila rapat gak diselenggarakan: bila gak ada kemungkinan terjadi sesuatu karena gak diadakan rapat, rapat gak perlu diadakan;(4)alternatif selain rapat: rapat gak satu-satunya cara untuk berbagi ide dan memyampaikan informasi dalam organisasi. Berbicara lewat telepon atau membuat memo juga dapat berfungsi membicarakan tujuan dengan lebih baik.
Penyelenggaraan rapat akan lebih gampang bila jumlah peserta rapat gak begitu banyak. Ada pendapat mengatakan bahwa rapat ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta saja. Makin banyak peserta yang hadir dalam rapat, akan banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat sehingga rapat gak bisa berjalan dengan baik.
Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang berkembang cepat. Seorang manajer mendapatkan informasi melalui sistem yang cepat dari perusahaan, individu bahkan dari penjuru manapun. Pengambilan keputusan didasarkan pada informasi yang berpengaruh pada aspek perusahaan, seperti: penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan, dan perencanaan. Informasi yang didapat disampaikan pada staf dan manajer sebagai dasar untuk mengambil keputusan, mengembangkan produk, mengembangkan perusahaan, dan untuk merubah atau menyempurnakan kebijakan. Cara menyikapi semua arus informasi yang cepat menuntut diadakannya rapat yang baik. Rapat itu harus diadakan dengan baik agar dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dan tepat.
Persiapan rapat adalah sembilan puluh persen keberhasilan rapat, dan kesiapan rapat secara keseluruhan menjadi tanggung jawab penyelenggara yang mengundang rapat. Berikut ini adalah langkah-langkah penting yang harus diperhatikan untuk mempersiapkan rapat: (1)menyiapkan agenda rapat;(2)penyampaian undangan rapat harus lebih awal agar memberikan waktu yang cukup pada peserta rapat;(3)memastikan semua orang yang diundang dapat hadir;(4) memastikan kelengkapan dan kesiapan fasilitas.
Jumlah peserta rapat ditentukan berdasarkan jenis rapat. Rapat dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu presentasi dan rapat kerja. Presentasi adalah komunikasi searah. Informasi disampaikan pada audien oleh pembicara. Secara keseluruhan, keberhasilan dalam presentasi ditentukan oleh cara penyajian presentasi, seperti: irama, ilustrasi, logika, dan kesimpulan akhir pada presentasi itu. Berbeda dengan presentasi, rapat kerja adalah komunikasi dua arah yang berupa diskusi. Setiap peserta rapat kerja dilibatkan dalam pembahasan subyek rapat. Pemecahan masalah, mengambil keputusan, dan rapat mencari suatu fakta itu tergolong dalam kategori rapat kerja. Lalu, keberhasilan dalam rapat kerja ditentukan oleh kemampuan pimpinan rapat untuk menciptakan dan memandu diskusi.
Pimpinan rapat yang baik membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan diadakannya rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus to the point, gak boleh berteleh-teleh. Uraian mengenai perihal yang menjadi topik rapat disampaikan dengan rinci dalam agenda rapat supaya efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan.
Pada akhir rapat, pimpinan rapat harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat. Bila semua pokok bahasan dalam agenda tercakup semua, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang dibahas dalam rapat. Bila kecenderungan tidak dicek kembali, waktu rapat akan menjadi lama. Rapat dapat selesai dengan cepat bila peserta rapat setuju dengan topik dalam agenda. Meskipun demikian, bila ada peserta rapat yang menghendaki klasifikasi dan lalu terjadi diskusi, sepanjang itu tidak melampaui waktu yang ditetapkan, maka harus diberi toleransi.