MANAJEMEN RAPAT
Rapat adalah sekumpulan kelompok orang untuk menyatukan suatu
pikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Rapat formal melibatkan empat
orang atau lebih, sedangkan rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi,
perencanaan, menetapkan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau memberi motivasi kepada armada penjualan. Agar
berlangsung dengan baik, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Rapat adalah hal yang gak asing di kalangan manajemen. Bahkan sebagian
orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Sebenarnya, rapat
diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan dan merencanakan
langkah-langkah yang diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali
rapat berlangsung secara baik.
Gak semua masalah yang timbul dalam organisasi harus diselesaikan
dengan rapat. Perlu atau gaknya diadakan rapat didasarkan pada pertimbangan berikut:
(1)tujuan rapat: tujuan rapat harus ditetapkan dengan tepat pada tahap awalnya.
Bila gak ada masalah yang serius untuk dibahas, rapat gak perlu
diselenggarakan;(2)ketepatan waktu: saat menyelenggarakan rapat perlu
mempertimbangkan waktu yang tepat guna membahas masalah, dan kelengkapan
informasi. Lebih baik gak usah menyelenggarakan rapat daripada menunda undangan
yang udah disampaikan;(3)mungkin terjadi sesuatu bila rapat gak
diselenggarakan: bila gak ada kemungkinan terjadi sesuatu karena gak diadakan
rapat, rapat gak perlu diadakan;(4)alternatif selain rapat: rapat gak
satu-satunya cara untuk berbagi ide dan memyampaikan informasi dalam
organisasi. Berbicara lewat telepon atau membuat memo juga dapat berfungsi
membicarakan tujuan dengan lebih baik.
Penyelenggaraan rapat akan lebih gampang bila jumlah peserta rapat
gak begitu banyak. Ada pendapat mengatakan bahwa rapat ideal sebaiknya diikuti
oleh tujuh orang peserta saja. Makin banyak peserta yang hadir dalam rapat,
akan banyak pula komentar atau pendapat yang disampaikan oleh peserta rapat
sehingga rapat gak bisa berjalan dengan baik.
Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang berkembang cepat.
Seorang manajer mendapatkan informasi melalui sistem yang cepat dari
perusahaan, individu bahkan dari penjuru manapun. Pengambilan keputusan
didasarkan pada informasi yang berpengaruh pada aspek perusahaan, seperti:
penjualan, pemasaran, manufaktur, keuangan, dan perencanaan. Informasi yang
didapat disampaikan pada staf dan manajer sebagai dasar untuk mengambil
keputusan, mengembangkan produk, mengembangkan perusahaan, dan untuk merubah
atau menyempurnakan kebijakan. Cara menyikapi semua arus informasi yang cepat
menuntut diadakannya rapat yang baik. Rapat itu harus diadakan dengan baik agar
dapat mengambil manfaat dari perkembangan informasi yang cepat dan tepat.
Persiapan rapat adalah sembilan puluh persen keberhasilan rapat,
dan kesiapan rapat secara keseluruhan menjadi tanggung jawab penyelenggara yang
mengundang rapat. Berikut ini adalah langkah-langkah penting yang harus
diperhatikan untuk mempersiapkan rapat: (1)menyiapkan agenda rapat;(2)penyampaian
undangan rapat harus lebih awal agar memberikan waktu yang cukup pada peserta
rapat;(3)memastikan semua orang yang diundang dapat hadir;(4) memastikan
kelengkapan dan kesiapan fasilitas.
Jumlah peserta rapat ditentukan berdasarkan jenis rapat. Rapat
dapat dibagi dalam dua jenis, yaitu presentasi dan rapat kerja. Presentasi
adalah komunikasi searah. Informasi disampaikan pada audien oleh pembicara.
Secara keseluruhan, keberhasilan dalam presentasi ditentukan oleh cara
penyajian presentasi, seperti: irama, ilustrasi, logika, dan kesimpulan akhir
pada presentasi itu. Berbeda dengan presentasi, rapat kerja adalah komunikasi
dua arah yang berupa diskusi. Setiap peserta rapat kerja dilibatkan dalam
pembahasan subyek rapat. Pemecahan masalah, mengambil keputusan, dan rapat
mencari suatu fakta itu tergolong dalam kategori rapat kerja. Lalu,
keberhasilan dalam rapat kerja ditentukan oleh kemampuan pimpinan rapat untuk
menciptakan dan memandu diskusi.
Pimpinan rapat yang baik membuka rapat dengan pernyataan ringkas
tentang tujuan diadakannya rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat
harus to the point, gak boleh berteleh-teleh. Uraian mengenai perihal yang
menjadi topik rapat disampaikan dengan rinci dalam agenda rapat supaya
efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan.
Pada akhir rapat, pimpinan rapat harus dapat menutup rapat pada
saat yang tepat. Bila semua pokok bahasan dalam agenda tercakup semua, ada
kecenderungan peserta untuk mulai membuat rekapitulasi. Mereka kembali ke
bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan mengulangi pokok
pembicaraan yang dibahas dalam rapat. Bila kecenderungan tidak dicek kembali,
waktu rapat akan menjadi lama. Rapat dapat selesai dengan cepat bila peserta
rapat setuju dengan topik dalam agenda. Meskipun demikian, bila ada peserta
rapat yang menghendaki klasifikasi dan lalu terjadi diskusi, sepanjang itu
tidak melampaui waktu yang ditetapkan, maka harus diberi toleransi.
